4 Tipps für Personaler für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen

Drei männliche Personen führen ein Gespräch in Büroumgebung. Es könnte sich dabei um einen Recruiter sowie Manager handeln.

Als Personaler möchten Sie den bestmöglichen Bewerber für eine Stelle finden. Somit verfolgen Sie und Personalverantwortliche dasselbe Ziel. Fühlt es sich trotzdem manchmal so an, als würden sie nicht an einem Strang ziehen?

Natürlich möchten Personalverantwortliche ihre freien Stellen besetzen. Gleichzeitig müssen sie aber auch ihre täglichen Aufgaben erledigen. Daher können sie sich nicht genauso auf die Personalsuche konzentrieren wie Sie. Möglicherweise denken sie sogar nur daran, wenn Sie sich bei ihnen melden. Das kann zu Missverständnissen und Enttäuschungen führen.

Wie können Sie diese Situation meistern? Die ersten Unterhaltungen, die Sie führen, sind entscheidend. Je klarer Sie am Anfang Ihre Erwartungen setzen, desto reibungsloser wird die Zusammenarbeit verlaufen und desto besser sind die Ergebnisse für alle Beteiligten. Wir haben vier Tipps für Sie, wie Sie das schaffen.

1. Beginnen Sie die Zusammenarbeit mit einem Strategiemeeting

Fangen wir bei der Stellenbeschreibung an. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, benötigen Sie aktuelle, ausführliche und differenzierte Informationen zur Stelle und dazu, was ideale Bewerber alles mitbringen sollten. Ihr Personalverantwortlicher hat jedoch nicht viel Zeit, also müssen Sie sich auf eine alte Stellenbeschreibung stützen, die vor einem Jahr verwendet wurde.  

Einige Personaler empfehlen, dass Personalverantwortliche einen Fragebogen zu den Verantwortlichkeiten der Stelle, den Anforderungen an die Bewerber, den relevanten Berufserfahrungen sowie der zum Team passenden Persönlichkeit ausfüllen. Das ist zwar eine gute Idee, jedoch sind Formulare für Vielbeschäftigte oft ein rotes Tuch. Dadurch kann diese Idee einen eher gegenteiligen Effekt haben.

Setzen Sie stattdessen ein Strategiemeeting mit dem Personalverantwortlichen an und gehen Sie die Fragen aus dem Fragebogen persönlich durch. Sie können sie als Gesprächsaufhänger nutzen, um mehr über die Stelle zu erfahren. Das sorgt für Klarheit und eine solche Unterhaltung kann spontan weitere wichtige Überlegungen ans Licht bringen. Wenn Sie einen Videokonferenzdienst wie Hangouts oder Skype nutzen, können Sie die Besprechung auch aufzeichnen, damit keine Details verloren gehen.

Strategiemeetings helfen dabei, den Personalverantwortlichen auf die Zusammenarbeit einzustimmen und von Anfang an Erwartungen zu stellen.

2. Seien Sie authentisch und ehrlich

Wahrscheinlich haben Sie bereits mit mindestens einem Personalverantwortlichen zusammengearbeitet, der den vielseitigsten, qualifiziertesten, sympathischsten und einfach außergewöhnlichsten Bewerber sucht. Natürlich möchten Sie den besten Kandidaten für die Stelle finden, manchmal können diese Anforderungen aber zu unrealistisch werden. Als Recruitingpartner sollte es Ihr Ziel sein, diese Voraussetzungen kritisch zu hinterfragen. Jeder von uns hat Schwächen und Erwartungen, bei deren Management er Unterstützung benötigt. Seien Sie authentisch und ehrlich zueinander.

Sprechen Sie in einem solchen Fall sofort darüber. Sie können Personalverantwortliche z. B. bitten, die Anforderungen nach Wichtigkeit zu sortieren oder in unbedingt erforderliche und optionale Qualitäten einzuteilen.

Sie können ebenfalls zu einer Erhöhung des Gehalts raten, um geeignetere Bewerber anzuwerben. Machen Sie Personalverantwortliche zumindest auf unrealistische Aspekte der Anforderungen aufmerksam, um später unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

3. Belegen Sie Ihren Standpunkt mit Daten

Es ist sehr wichtig, die eigenen Aussagen mit Fakten zu belegen. Seien Sie darauf vorbereitet, den Ton in der Unterhaltung anzugeben, statt passiv zuzuhören. Vergessen Sie Phrasen wie „ich glaube” – das könnte auf taube Ohren stoßen. Sagen Sie lieber „lassen Sie mich das veranschaulichen” – so haben Sie die volle Aufmerksamkeit von Personalverantwortlichen und ihre Beteiligung am Dialog. Wenn Sie Informationen zur Position und Bewerbertypen mitbringen, die solche Stellen suchen, sind Sie viel glaubwürdiger in diesen wichtigen ersten Unterhaltungen.

Sie können z. B. die folgenden stellen- und standortortspezifischen Daten nennen:

  • das Verhältnis zwischen der Anzahl von Stellenanzeigen und Bewerbern, die eine solche Stelle suchen
  • die größten Arbeitgeber in Ihrer Region für solche Stellen  
  • Vergleichswerte für das Gehalt

Wo findet man diese Informationen? Eine Möglichkeit wäre eine Online-Suche. Diese ist jedoch zeitaufwendig, und die Ergebnisse sind nicht immer zuverlässig. Eine Alternative für Top-Arbeitgeber bei Indeed ist unser neues Tool „Hiring Insights”. Damit haben Sie Self-Service-Zugriff auf detaillierte Arbeitsmarkt- und Bewerberdaten und können Ihrem Personalverantwortlichen ein realistisches Bild des lokalen Arbeitsmarktes vermitteln.

 

Hiring Insights besteht aus zwei Berichten: Market Insights und Candidate Insights. Beide werden über Indeed Analytics aufgerufen. Hiring Insights ist sehr benutzerfreundlich und bietet eine Fülle an Informationen, die bei der Vorbereitung auf ein Gespräch mit einem Personalverantwortlichen nicht fehlen sollten. 

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Hiring Insights für sich nutzen können, nehmen Sie an unserem kostenlosen Live-Webinar Den Arbeitsmarkt im Blick- mit Hiring Insights“ teil.

4. Legen Sie einen Zeitrahmen fest

Bleiben Sie bei realistischen Erwartungen: Der Zeitrahmen für ein erfolgreiches Recruiting kann zu vielen Missverständnissen führen. Verschaffen Sie sich daher ein umfassendes Bild von der zeitlichen Verfügbarkeit des Personalverantwortlichen und erstellen Sie einen Terminplan, der für beide passt.

Achten Sie dabei darauf, sich selbst die besten Erfolgschancen einzuräumen. Klären Sie den Personalverantwortlichen darüber auf, welche Termine unbedingt eingehalten werden müssen, z. B. die wöchentliche kurze Rücksprache und die Rückmeldung zu Bewerbern innerhalb von zwei Tagen.

Wie Sie sehen, geht es bei allen Tipps vor allem um Kommunikation. Wenn jeder von Anfang an Bescheid weiß und auch während des Recruitings informiert bleibt, lassen sich Missverständnisse deutlich reduzieren und es ist wahrscheinlicher, dass die Erfahrung allen Beteiligten positiv in Erinnerung bleibt – auch den Bewerbern.

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