Aus den Augen, aber noch lange nicht aus dem Sinn: Fünf Tipps für die Teamarbeit im Homeoffice

Frau im Homeoffice

Aufgrund der weltweiten Ausbreitung von COVID-19 lassen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter derzeit im Homeoffice arbeiten, um sie zu schützen und die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen.

Laut einer aktuellen Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) wären 75,4 % der Befragten bereit, im Homeoffice zu arbeiten. 58 % der Befragten wünschen sich ausdrücklich eine entsprechende Lösung durch den Arbeitgeber.

Telearbeit hat nicht nur den Vorteil, dass man ganz bequem von zu Hause arbeiten und so Arbeitswege sparen kann. 52 Prozent der Arbeitnehmer schätzen die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Den verschiedenen Vorteilen stehen allerdings auch einige Herausforderungen gegenüber. Beispielsweise fühlen sich viele Homeoffice-Mitarbeiter isoliert.

In diesem Beitrag erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice genauso in den Arbeitsalltag integrieren können, als wären sie vor Ort. Von der Kommunikation bis hin zur Anerkennung von Leistungen: Wir haben fünf Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Homeoffice-Mitarbeiter besser in Ihr Team einbinden.

1. Stellen Sie eine persönliche Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern her

Ohne das physische Treffen im Büro, kann vielen Menschen die Kommunikation untereinander schwerer fallen. Behalten Sie auch im Homeoffice Ihre täglichen Team- und Projektupdates aufrecht. Das Fehlen von beiläufigen Gesprächen und zufälligen Begegnungen auf dem Flur führt dazu, dass man sich meist gezielt für Abstimmungen verabreden muss. Obwohl die verschiedensten Tools für Chatnachrichten, E-Mails und Videokonferenzen vorhanden sind, stellt die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen für viele Menschen im Homeoffice immer noch eine große Herausforderung dar.

Zwar kann man im Homeoffice nicht mal eben mit dem Schreibtischstuhl zu einem Kollegen rüber rollen, aber es gibt andere Möglichkeiten, z. B. durch regelmäßige Updates und Face-to-Face-Kommunikation. Setzen Sie Videotelefonate und wöchentliche persönliche Gespräche an, damit Sie regelmäßig visuellen Kontakt mit Ihren Homeoffice-Mitarbeitern haben. Nehmen Sie sich dabei auch Zeit für Themen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, und machen Sie gelegentlich zusammen eine virtuelle Kaffeepause. 

2. Nutzen Sie Meetings, um die Verbindung zum Team im Homeoffice aufrecht zu halten

Zwar ermöglichen es die modernen Technologien, dass sich Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort in Meetings einwählen können, aber es kann trotzdem schwierig sein, dem Meeting zu folgen, wenn man nicht physisch anwesend ist. Häufig ist die Tonübertragung ungenügend oder die Teilnehmer sind schlecht zu verstehen. Selbst kurze Verzögerungen können dazu führen, dass sich die Meetingteilnehmer gegenseitig ins Wort fallen. Legen Sie deshalb rechtzeitig eine Tagesordnung fest und senden Sie Materialien an alle Teilnehmer, damit sich jeder beteiligen kann. 

Wenn Sie die Meetings aufzeichnen, können sich Mitarbeiter auch dann noch an der Diskussion beteiligen, wenn technische Probleme auftreten oder die Verbindung abbricht. Außerdem sollten Sie die Meetingteilnehmer aktiv zur Beteiligung am Gespräch bitten, damit auch virtuell jeder zu Wort kommt.

3. Beziehen Sie Mitarbeiter trotz Homeoffice in Projekte und Entscheidungen ein

Bei knappen Fristen und sich schnell ändernden Gegebenheiten kann es sein, dass nicht alle Homeoffice-Mitarbeiter in wichtige Entscheidungen einbezogen werden. Anstatt sich nur im Nachhinein dafür zu entschuldigen, sollten Sie sich bemühen, stets alle relevanten Personen in Projekte und Entscheidungen einzubeziehen, damit sie immer auf dem neusten Stand sind und sich beteiligen können. 

Dafür können Sie z. B. alle Änderungen und Updates zu Projekten über einen dafür vorgesehenen Chat oder Messaging-Channel kommunizieren, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Durch eine Kommunikationsrichtlinie, die sicherstellt, dass alle Entscheidungen und Updates in schriftlicher Form festgehalten werden, sorgen Sie dafür, dass diese Channels von allen Teammitgliedern unabhängig von ihrem Arbeitsort aktiv genutzt werden.

4. Laden Sie das gesamte Team zu Veranstaltungen ein

Im Homeoffice arbeiten Mitarbeiter oft mehr als vor Ort im Büro, da man sich im Homeoffice weniger schnell ablenken lässt. Manche dieser vermeintlichen Ablenkungen sind allerdings von großer Bedeutung für den Zusammenhalt im Team.

Entspanntes Beisammensein, Weihnachtsfeiern und gemeinsame Mittagspausen gehören zu den Vorteilen, von denen Mitarbeiter in einem Büro profitieren. Im Homeoffice fallen viele dieser Aktivitäten schnell weg. Sie können Mitarbeiter trotz Homeoffice besser integrieren, indem Sie einen Videoanruf ansetzen oder ihnen einen Gruß oder einen Snack für die Mittagspause zukommen lassen. Auch für größere Veranstaltungen lassen sich Alternativen finden – werden Sie kreativ! So könnten Sie beispielsweise nach einem gelungenen Projekt ein gemeinsames Abendessen über einen Videocall organisieren oder Sie laden Ihre Mitarbeitern zum morgendlichen Yoga oder zu einem digitalen Quizzduell ein. 

5. Erkennen Sie die Arbeit von Mitarbeitern auch im Homeoffice an

Genauso wie vor Ort im Büro wünschen sich Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice, dass ihre Arbeit geschätzt und anerkannt wird. Loben Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter vor ihren Kollegen beispielsweise in einem Teammeeting oder in einer offiziellen E-Mail zur Fertigstellung eines bestimmten Projekts. Egal, für welche Form der Anerkennung Sie sich entscheiden – Sie sollten Ihren Mitarbeitern zeigen, dass ihre Arbeit geschätzt wird, auch wenn sie im Homeoffice erbracht wird.

Fazit

Mitarbeiter im Homeoffice leisten einen genauso wichtigen Beitrag zum Unternehmen als würden sie vor Ort in einem Büro arbeiten. Da aktuell sehr viele Menschen von zu Hause arbeiten, sollten Arbeitgeber sich an die neuen Anforderungen im Hinblick auf die Kommunikation anpassen. Beispielsweise können sie Zeit für Small Talk per Videoanruf einräumen, Kommunikationsrichtlinien festlegen, um alle Teammitglieder zu integrieren, und Mitarbeiter auch im Homeoffice aktiv für ihre Leistungen loben.