Erfolgreiches Onboarding: Fünf Tipps für den Umgang mit neuen Mitarbeitern

Ein Mitarbeiter erklärt beim Onboarding etwas auf einem Laptop

Ihre neuen Mitarbeiter haben den Vertrag unterschrieben, sich Einführungsvideos angesehen und vielleicht sogar schon die erste Kaffeetasse mit Firmenlogo erhalten. Jetzt ist es an der Zeit, ihnen ihren neuen Arbeitsplatz zu zeigen.

Und was kommt danach? Lassen Sie sie dann einfach alleine, damit sie selbst herausfinden können, wie es in Ihrem Unternehmen läuft? Das ist natürlich weder ein guter Plan noch eine Strategie. Wie sorgen Sie also dafür, dass sich neue Mitarbeiter erfolgreich ins Unternehmen integrieren?

Eine gute Onboarding-Strategie ist essenziell: Laut einer Studie des Personalberatungsunternehmens The Wynhurst Group ist die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter nach drei Jahren immer noch für dasselbe Unternehmen arbeiten, 58 % höher, wenn sie ein strukturiertes Onboarding-Programm durchlaufen haben.

Wir alle möchten, dass gute Mitarbeiter auch bei uns bleiben. Wir haben deshalb fünf Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie das volle Potenzial Ihrer neuen Mitarbeiter in den kritischen ersten Tagen, Wochen und Monaten ausschöpfen.

1. Bevor neue Mitarbeiter im Unternehmen anfangen

Das Onboarding beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern bevor sich neue Mitarbeiter überhaupt auf Ihre Stelle bewerben.

Top-Kandidaten stehen eine Vielzahl von Stellenangeboten zur Verfügung. Sie vergleichen Ihr Unternehmen mit anderen potenziellen Arbeitgebern anhand dessen, was sie online über Sie erfahren. Wenn Sie geeignete Bewerber finden möchten, die gut in Ihr Unternehmen passen, müssen Sie Ihre Arbeitgebermarke deshalb klar positionieren und Ihre Unternehmenskultur deutlich präsentieren.

Heutzutage gibt es viele verschiedene Wege, potenzielle neue Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen zu überzeugen. Sie können Ihr Unternehmen zum Beispiel auf Ihrer Website, über Social-Media-Kanäle, in einem Video oder in persönlichen Gesprächen mit Jobsuchenden vorstellen.

Besonders gut können sich Bewerber mithilfe Ihres Unternehmensprofils informieren. Hier werden alle Darstellungsmöglichkeiten vereint. Außerdem haben Bewerber hier die Möglichkeit, Bewertungen von Arbeitnehmern Ihres Unternehmens zu sehen. So erfahren sie aus erster Hand, wie es ist, für Sie zu arbeiten. Je mehr Bewerber über Ihr Unternehmen wissen, desto einfacher können sie am ersten Arbeitstag voll durchstarten. 

2. Der erste Tag

Jeder weiß, wie es sich anfühlt, „der Neue“ zu sein. Dass man sich am ersten Schul- oder Arbeitstag fehl am Platz fühlt sowie nervös und unsicher ist, gehört einfach dazu. Das kennen wir alle. 

 Wir sind in neuen Situationen – wie einem ersten Arbeitstag – unsicher, weil wir nicht wissen, wie wir uns selbst vorstellen sollen. Studien haben gezeigt, dass gute Sozialkontakte am Arbeitsplatz dafür sorgen, dass produktiver und motivierter gearbeitet wird. Helfen Sie Ihren neuen Mitarbeitern also direkt zu Beginn, Kontakt zu den neuen Kollegen zu knüpfen. Überlassen Sie ihnen das nicht einfach selbst und hoffen Sie darauf, dass schon alles gut wird. Nehmen Sie sie – sprichwörtlich – an die Hand und stellen Sie sie ihren neuen Kollegen und Teammitgliedern vor.

Eine Vorstellungs-E-Mail ist zum Beispiel ein guter Anfang, aber auch wirklich das absolute Minimum. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, neue Kollegen mal an ihrem Arbeitsplatz zu besuchen und Hallo zu sagen. Sagen Sie Ihrem Team auch, dass Sie erwarten, dass jeder offen, freundlich und hilfsbereit auftritt.

Oder wie wäre es mit einem Mittagessen mit dem ganzen Team am ersten Arbeitstag? Auf diese Weise ist das Eis schnell gebrochen. Neue Mitarbeiter fühlen sich so direkt aufgenommen (und freuen sich wahrscheinlich sehr darüber).

3. Die erste Woche

Nutzen Sie die erste Woche, um deutlich zu machen, was Sie erwarten und welche Rolle Ihre neuen Mitarbeiter im Unternehmen einnehmen.

Nehmen Sie sich die Zeit, Arbeitsabläufe klar zu definieren. Weisen Sie Ihr neues Teammitglied zum Beispiel auf Fristen hin und machen Sie deutlich, welche Ergebnisse Sie erwarten. Damit schaffen Sie eine solide Grundlage für eine gute Arbeitsbeziehung. Ihre Mitarbeiter sind viel leichter zu motivieren, wenn sie klare Ziele vor Augen haben.

Natürlich können einige Dinge nur mit der Zeit gelernt werden. In jedem Unternehmen sind die Abläufe individuell. Und dann sind da auch noch all die merkwürdigen, ungeschriebenen Regeln, die Neulinge erst noch lernen müssen.

Das ist ein Grund, warum viele Unternehmen, die auf der Liste der „Fortune 500“ stehen, wie Google, General Electric und Time Warner Cable, sogenannte Mentorenprogramme ins Leben gerufen haben. Mentoren können bei Fragen rund um die Unternehmenskultur helfen und Neulingen konstruktive Kritik sowie positives Feedback geben.

Ein solches Programm ist besonders dann hilfreich, wenn Sie vor allem junge Mitarbeiter im Unternehmen halten wollen. Das zeigt eine Umfrage von Deloitte zum Verhalten von Millennials aus dem Jahr 2016: Wenn Millenials angeben, länger als fünf Jahre für dasselbe Unternehmen arbeiten zu wollen, ist es doppelt so wahrscheinlich, dass ihnen ein Mentor zugewiesen wurde (68 %), als dass sie sich ohne Mentor bewähren müssen (32 %).

4. Der erste Monat

Nun ist Ihr neues Teammitglied also seit einem Monat in Ihrem Unternehmen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um herauszufinden, wie es ihm geht, und um noch offene Fragen zu beantworten. So sollten Sie bei allen neuen Mitarbeitern vorgehen. Millennials wünschen sich zusätzlich auch regelmäßige Feedbackrunden.

Nicht nur ein Mentor hilft Millennials dabei, gute Leistungen zu erzielen. Eine Studie von SuccessFactors und Oxford Economics aus dem Jahr 2014 hat ergeben, dass sie sich auch mindestens einmal im Monat oder sogar öfter Feedback von ihren Managern wünschen.

Dieselbe Studie hat gezeigt, dass Millennials doppelt so oft Feedback erhalten möchten wie Mitarbeiter anderer Generationen. Das Geben und Einholen von Feedback klingt nach einer sehr formellen Angelegenheit. Jedoch möchten die meisten einfach nur regelmäßig informell über ihren Leistungsfortschritt informiert werden. 56 % aller Teilnehmer der Studie gaben an, dass sie nicht genug Feedback erhalten.

Wenn Sie also eher zum Typ Manager gehören, der nicht gern Feedback gibt, sollten Sie dies noch einmal überdenken. Viele jüngere Mitarbeiter sind bestrebt, ihren Job noch besser und effizienter zu erledigen. Mit regelmäßigen Gesprächen und Coachings können Sie sie dabei unterstützen.

Damit nicht genug: Indeed hat herausgefunden, dass 65 % aller Mitarbeiter innerhalb der ersten drei Monate in einem Job bereits nach einer neuen Stelle suchen. Regelmäßige Gespräche helfen also auch dabei, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

5. Die ersten 6 Monate

Mitarbeiter verlassen Unternehmen aus vielen Gründen. Besonders häufig werden jedoch fehlende Aufstiegsmöglichkeiten als Grund angegeben.

Millennials wird oft vorgeworfen, dass sie ständig ihren Job wechseln. Eine Indeed-Umfrage hat jedoch gezeigt, dass Millennials durchschnittlich vier Jahre lang einen Job ausüben. Mitarbeiter anderer Generationen sind in der Regel sieben Jahre lang in einem Unternehmen beschäftigt.

In den meisten Branchen gehört der Job auf Lebenszeit vielleicht der Vergangenheit an. So muss es aber nicht sein: Wenn Mitarbeiter die Chance erhalten, in Ihrem Unternehmen zu bleiben, von Ihnen zu lernen und ihre eigene Karriere voranzutreiben, dann werden sie diese Chance auch nutzen.

Ihre neuen Mitarbeiter hatten jetzt bereits Zeit, sich einzugewöhnen. Ermutigen Sie sie dazu, sich ehrgeizige Ziele zu setzen und helfen Sie ihnen dabei, langfristige Karriereziele in Ihrem Unternehmen zu erreichen.

Sobald Mitarbeiter ihre Ziele definiert hab, sollten Sie sie dabei unterstützen, diese zu erreichen. Informieren Sie sie zum Beispiel zu Weiterbildungsangeboten und unterstützen Sie sie auf ihrem Weg.

Wenn Sie diese Tipps umsetzen, dann ist die Einstellung neuer Mitarbeiter nicht nur kurzfristig erfolgreich. Sie helfen ihnen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Genau das wirkt sich auch zukünftig positiv auf Ihr Unternehmen aus. Und wer will das nicht?

Carmen Bryant ist Director of Employer Insights bei Indeed.